رقّم الفواتير ديالك بلا ما تحفر ثقب فالسلسلة

علاش الاتصال هو قلب الموضوع

الترقيم المتصل هو أبسط آلية كاينة باش أي نقصان يبان. إلا كانت الفواتير من 1 حتى 250 بلا انقطاع، عدد العمليات ثابت. وإلا نقص الرقم 137، ما بقاو غير جوج احتمالات: غلطة فالتدبير، ولا بيعة ما تصرحش بها.

والإدارة ما عندها علاش ترجح بيناتهم: المقاولة هي اللي خاصها تجيب التبرير. ومن هنا القاعدة العملية: احتافظ بأثر كل فاتورة ملغاة، مع السبب. فاتورة ملغاة ومؤرشفة هي تفسير؛ أما فاتورة اختفات فهي شك.

بناء سلسلة مقروءة

حتى صيغة ما مفروضة، ولكن الصيغة المزيانة كتتقرا بلا شرح. الاتفاق الأكثر انتشارا كيجمع بادئة، السنة، وعداد بعرض ثابت.

• FAT-2026-0001 — بادئة، سنة، عداد ب 4 أرقام. مقروء، قابل للترتيب، والعداد كيرجع ل 1 ففاتح يناير.
• العداد بعرض ثابت كيجنب فوضى الترتيب: 0002 كيجي قبل 0010، أما « 2 » فكيجي من بعد « 10 » فالترتيب الأبجدي.
• سلسلة لكل سنة محاسبية هي الممارسة الأكثر انتشارا والأسهل فالدفاع. سلسلة متصلة على عدة سنوات مقبولة حتى هي، بشرط ما ترجعش لور.
• إلا كانو عندك بزاف ديال السلاسل — حسب المؤسسة ولا نوع الوثيقة — كل وحدة خاصها تكون متصلة، والبادئة خاصها تميزهم بلا غموض.

فاتورة بوت كيعطي بشكل آلي رقم بصيغة FAT-AAAA-NNNN، متصل حسب السنة وخاص بكل مقاولة. حتى رقم ما كيتعاود، وحتى رقم ما كيتقفز.

الإلغاء والتصحيح بلا ما تكسر السلسلة

ثلاث حالات، وثلاث معالجات مختلفة. خلطهم هو المصدر الأكثر تكرارا للسلاسل غير المنسجمة.

شنو غادي يبان مع الفوترة الإلكترونية

فنظام المصادقة القبلية، كل فاتورة كتتصرح لمنصة وطنية فوقت الإصدار. انقطاعات التسلسل ما بقاتش كتنكشف فمراقبة عرضية: كتبان بشكل مستمر وآلي.

إذن المقاولات اللي كتسير الترقيم ديالها اليوم باليد، فكناش ولا فExcel، عندها مصلحة مباشرة باش تدوز لأداة كتزيد العداد بوحدها. وماشي مسألة راحة ولكن مسألة تعرض.